Cách đổi hộ chiếu online – Hướng dẫn chi tiết và nhanh chóng

Cập nhật vào 11/08/2023 | Hộ Chiếu Nhanh

Cách đổi hộ chiếu online là điều cần nắm rõ để tiết kiệm thời gian và công sức cho mỗi người. Tham khảo ngay hướng dẫn các điều kiện cần có và các bước thực hiện để đổi hộ chiếu online một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Điều kiện cần có trong cách đổi hộ chiếu online

Với cách đổi hộ chiếu online, bạn cần phải đáp ứng các điều kiện sau.

Độ tuổi và quốc tịch của người đổi

Người muốn đổi hộ chiếu phải là công dân Việt Nam, thường trú hoặc tạm trú tại Việt Nam từ 6 tháng trở lên và đủ 14 tuổi trở lên. Trong trường hợp dưới 14 tuổi, người đại diện hợp pháp (cha, mẹ hoặc người giám hộ) phải khai, ký thay và xác nhận thông tin.

Hộ chiếu đang còn hiệu lực

Để đổi hộ chiếu, bạn cần phải có hộ chiếu phổ thông gần nhất đã được cấp. Nếu bạn chưa có hộ chiếu hoặc muốn cấp lại lần đầu, bạn cần phải nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh. Đồng thời, hộ chiếu của bạn phải còn hiệu lực ít nhất 6 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ. Nếu hộ chiếu của bạn đã hết hạn hoặc sắp hết hạn ít hơn 6 tháng, bạn sẽ cần phải đổi mới hộ chiếu.

Hộ chiếu bị mất, hỏng hoặc hết hạn

Nếu quý vị bị mất hộ chiếu, quý vị phải có đơn báo mất hoặc thông báo đã tiếp nhận đơn của cơ quan có thẩm quyền. Thêm vào đó, quý vị cũng cần phải công khai thông tin về việc mất hộ chiếu trên báo chí hoặc trang web của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

Nếu quý vị bị hỏng hộ chiếu (bị rách, bị nhăn, bị lem mực, bị mờ chữ số hoặc thông tin cá nhân), quý vị phải nộp lại hộ chiếu bị hỏng khi đăng ký đổi mới hộ chiếu.

Nếu quý vị bị hết hạn hộ chiếu, quý vị phải nộp lại hộ chiếu đã hết hạn khi đăng ký đổi mới hộ chiếu.

Các bước cách đổi hộ chiếu online chi tiết

Sau khi bạn đã đáp ứng các điều kiện cần có, bạn có thể thực hiện cách đổi hộ chiếu online sau.

Bước 1: Chuẩn bị và thu thập các giấy tờ cần thiết

Trước khi đăng ký đổi hộ chiếu online, bạn cần chuẩn bị và thu thập các giấy tờ sau:

• Hộ chiếu phổ thông gần nhất đã được cấp. Trong trường hợp quý vị bị mất hộ chiếu, bạn phải có đơn báo mất hoặc thông báo đã tiếp nhận đơn của cơ quan có thẩm quyền.
• Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân nếu có sự thay đổi thông tin về nhân thân so với thông tin trong hộ chiếu đã cấp lần gần nhất.
• Giấy tờ chứng minh người đại diện hợp pháp đối với người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi hoặc trẻ em dưới 14 tuổi.
• Giấy tờ chứng minh lý do đổi hộ chiếu cho các trường hợp đặc biệt, như ra nước ngoài chữa bệnh, có người thân bị tai nạn, bệnh tật, chết ở nước ngoài, làm việc trong lực lượng vũ trang, tổ chức cơ yếu.
• 02 ảnh chân dung mới chụp không quá 06 tháng, cỡ 4 x 6 cm, đầu để trần, rõ mặt, rõ hai tai, nhìn thẳng, không đeo kính, phông nền trắng, trang phục lịch sự.

Bước 2: Đăng ký tài khoản trên trang web của Sở Ngoại vụ

Để khai thông tin vào tờ khai điện tử, bạn truy cập vào trang web https://hochieu.xuatnhapcanh.gov.vn/ và chọn mục “Khai thông tin đề nghị cấp hộ chiếu”.

Sau đó, bạn nhập thông tin vào các mục trong tờ khai điện tử theo mẫu TK01 ban hành kèm Thông tư 73/2021/TT-BCA. Bạn cần nhập đầy đủ và chính xác các thông tin cá nhân, địa chỉ, số điện thoại, email, lý do đổi hộ chiếu và nơi nhận hộ chiếu.

Bước 3: Điền thông tin và tải lên hình ảnh chụp

Sau khi kiểm tra lại thông tin đã khai, bạn cần chọn mục “Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên” để xác nhận thông tin đã khai. Tiếp theo, bạn cần chọn mục “Đặt lịch hẹn” để lựa chọn thời điểm nộp hồ sơ phù hợp với lịch tiếp nhận hồ sơ của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn cần chọn mục “Kết thúc” để lưu thông tin và ghi nhận mã số tờ khai. Tiếp đó, bạn cần chọn mục “In tờ khai” để in tờ khai và dán ảnh vào tờ khai.

Nếu bạn là người mất năng lực hành vi, có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi hoặc là trẻ em dưới 14 tuổi, bạn cần có xác nhận và giáp lai ảnh của Công an xã, phường, thị trấn nơi bạn thường trú hoặc tạm trú hoặc của người đại diện hợp pháp.

Bước 4: Thanh toán phí đổi hộ chiếu

Bạn sẽ căn cứ vào lịch hẹn nộp hồ sơ để đến Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nơi đã đăng ký để nộp hồ sơ. Khi nộp hồ sơ, bạn cần cung cấp cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ tờ khai, CMND hoặc thẻ Căn cước công dân để thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ.

Bạn có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc qua ứng dụng thanh toán điện tử. Sau khi thanh toán, bạn sẽ nhận lại biên lai thanh toán phí và giấy hẹn nhận hộ chiếu.

Bước 5: Theo dõi trạng thái đơn đăng ký

Sau khi thanh toán phí đổi hộ chiếu, bạn có thể theo dõi trạng thái đơn đăng ký của mình theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web https://dichvucong.gov.vn/ và đăng nhập vào tài khoản của mình.

Bước 2: Chọn mục “Tra cứu tiến độ giải quyết” và nhập mã số tờ khai của mình.

Bạn có thể kiểm tra trạng thái đơn đăng ký của mình. Có thể có các trạng thái sau: Chờ duyệt, Đã duyệt, Đang xử lý, Đã xử lý, Đã giao.

Bạn sẽ nhận được thông báo khi đơn đăng ký của mình được xử lý xong và có thể nhận hộ chiếu mới. Quý vị có hai cách để nhận hộ chiếu mới:

• Nhận hộ chiếu tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nơi đã đăng ký. Quý vị phải mang theo CMND hoặc thẻ Căn cước công dân, biên lai thanh toán phí và giấy hẹn nhận hộ chiếu để kiểm tra và nhận hộ chiếu.
• Nhận hộ chiếu tại nhà qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Quý vị phải thanh toán thêm phí chuyển phát nhanh theo quy định của dịch vụ. Quý vị phải kiểm tra thông tin trong hộ chiếu và ký nhận hộ chiếu khi nhận được.

Những lưu ý quan trọng khi đổi hộ chiếu online

Cách đổi hộ chiếu online là một cách tiện lợi và nhanh chóng cho người dân muốn cấp mới, sửa đổi hoặc bổ sung hộ chiếu phổ thông. Tuy nhiên, bạn vẫn cần chú ý một số điều sau khi làm theo hướng dẫn cách đổi hộ chiếu online.

Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi đơn đăng ký

Khi điền thông tin vào tờ khai điện tử, bạn phải nhập đầy đủ và chính xác các thông tin cá nhân, địa chỉ, số điện thoại, email, lý do đổi hộ chiếu và nơi nhận hộ chiếu. Bạn phải kiểm tra kỹ lại thông tin đã khai trước khi xác nhận và gửi đơn đăng ký. Nếu có sai sót hoặc thiếu sót, bạn phải sửa chữa hoặc bổ sung ngay. Nếu không, bạn có thể gặp khó khăn trong quá trình xử lý hồ sơ hoặc nhận hộ chiếu mới.

Chụp ảnh hộ chiếu đúng quy định

Khi tải lên hình ảnh chụp của mình và các giấy tờ cần thiết, bạn phải chụp ảnh rõ ràng, sắc nét, không bị mờ hoặc bóng. Bạn phải chụp ảnh trên nền trắng, không có ánh sáng chói hoặc bóng. Bạn phải chụp ảnh cả mặt và vai, không che mắt hoặc tai, không đeo kính hoặc mũ. Bạn phải chụp ảnh theo cỡ 4 x 6 cm. Nếu ảnh chụp không đúng quy định, bạn có thể bị từ chối tiếp nhận hồ sơ hoặc phải chụp lại.

Chọn hình thức giao nhận phù hợp

Khi đăng ký đổi hộ chiếu online, bạn có thể lựa chọn hai hình thức giao nhận hộ chiếu mới: nhận tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nơi đã đăng ký hoặc nhận tại nhà qua dịch vụ chuyển phát nhanh.

Bạn nên chọn hình thức giao nhận phù hợp với nhu cầu và điều kiện của mình. Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí và có thời gian rảnh rỗi, bạn có thể chọn nhận tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh. Nếu muốn tiện lợi và nhanh chóng, bạn có thể chọn nhận tại nhà qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Tuy nhiên, bạn phải thanh toán thêm phí chuyển phát nhanh theo quy định của dịch vụ.

Để ý thời gian xử lý đơn đăng ký

Sau khi gửi đơn đăng ký đổi hộ chiếu online, bạn có thể theo dõi trạng thái đơn đăng ký của mình trên trang web Dịch vụ công bằng cách nhập mã số tờ khai của mình.

Bạn nên để ý thời gian xử lý đơn đăng ký của mình để biết khi nào có thể nhận hộ chiếu mới. Thời gian xử lý đơn đăng ký là 10 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Nếu bạn không nhận được thông báo hoặc hộ chiếu mới trong thời gian quy định, bạn có thể liên hệ với Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh để được giải quyết.

Thủ tục đổi hộ chiếu khẩn cấp

Đổi hộ chiếu khẩn cấp là một cách giải quyết cho những người dân có nhu cầu ra nước ngoài gấp mà hộ chiếu đã hết hạn, bị mất hoặc hư hỏng. Tuy nhiên, để đổi hộ chiếu khẩn cấp, bạn phải thỏa mãn các điều kiện và thực hiện các bước theo quy định. Dưới đây là những thông tin bạn cần biết về thủ tục đổi hộ chiếu khẩn cấp.

Các trường hợp được xem là khẩn cấp

Theo Điều 18 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019, các trường hợp được xem là khẩn cấp để đề nghị cấp lại, cấp đổi hoặc gia hạn hộ chiếu phổ thông bao gồm:

• Có giấy giới thiệu hoặc đề nghị của bệnh viện về việc ra nước ngoài để khám, chữa bệnh.
• Có căn cứ xác định thân nhân ở nước ngoài bị tai nạn, bệnh tật, bị chết.
• Có văn bản đề nghị của cơ quan trực tiếp quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong lực lượng vũ trang, người làm việc trong tổ chức cơ yếu.
• Vì lý do nhân đạo, khẩn cấp khác do người đứng đầu Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an quyết định.

Cách làm hồ sơ và đăng ký đổi hộ chiếu khẩn cấp

Việc làm hồ sơ và đăng ký đổi hộ chiếu khẩn cấp rất quan trọng và cần phải tuân thủ đầy đủ quy định. Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định. Hồ sơ bao gồm đơn xin cấp lại, cấp đổi hoặc gia hạn hộ chiếu phổ thông, ảnh chân dung, hộ chiếu phổ thông gần nhất, bản chụp chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân và giấy tờ xác định trường hợp khẩn cấp.

Bước 2: Khai thông tin vào tờ khai điện tử. Bạn có thể truy cập vào hệ thống điện tử của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh để khai thông tin vào tờ khai điện tử theo mẫu TK01.

Bước 3: Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ. Sau khi gửi đơn đăng ký, bạn phải đặt lịch hẹn nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thuận lợi.

Bước 4: Nộp hồ sơ. Bạn phải mang hồ sơ đã chuẩn bị và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân để đến Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nộp hồ sơ.

Bước 5: Nhận hộ chiếu. Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ được thông báo thời gian nhận hộ chiếu mới. Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Bạn có thể nhận hộ chiếu tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nơi đã nộp hồ sơ hoặc tại nhà qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Việc thực hiện đúng các bước này sẽ giúp bạn tiện lợi và an toàn trong việc đổi hộ chiếu.

Tổng kết

Cách đổi hộ chiếu online là một lựa chọn tiện lợi và nhanh chóng cho những ai có nhu cầu. Tuy nhiên, cần lưu ý các điều kiện và thủ tục cần thiết để đảm bảo quyền lợi và tránh các sai sót có thể xảy ra. Hy vọng những chia sẻ trên của Hộ Chiếu Nhanh đã giúp bạn hoàn thành thủ tục làm hộ chiếu online dễ dàng.