Khai báo hộ chiếu online: Hướng dẫn và các lưu ý quan trọng

Cập nhật vào 11/08/2023 | Hộ Chiếu Nhanh

Khai báo hộ chiếu online là hình thức xin cấp hộ chiếu trực tuyến. Tuy mới xuất hiện gần đây nhưng hình thức này nhận được sự ưa chuộng của nhiều người dân bởi tính tiện lợi của nó. Theo dõi hướng dẫn và các lưu ý trong quá trình khai báo hộ chiếu online dưới đây.

Khai báo hộ chiếu online là gì?

Khai báo hộ chiếu online là hình thức khai thông tin vào tờ khai điện tử đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông trên hệ thống điện tử của Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Khai báo hộ chiếu online giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức cho người đề nghị cấp hộ chiếu.

Sự khác biệt giữa khai báo hộ chiếu online và khai báo trực tiếp

Khai báo hộ chiếu online và khai báo trực tiếp là hai hình thức khác nhau để đăng ký và cấp lại hộ chiếu. Khai báo hộ chiếu online cho phép người đề nghị nhập thông tin vào tờ khai điện tử và đặt lịch hẹn nộp hồ sơ trên trang web Xuất Nhập Cảnh. Ngược lại, khai báo trực tiếp yêu cầu người đề nghị điền thông tin vào tờ khai giấy và nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.

Thông thường, người dùng sẽ lựa chọn hình thức khai báo phù hợp với tình huống của mình. Ví dụ như cần cấp lại hoặc gia hạn hộ chiếu khi đã ra nước ngoài hoặc có kế hoạch đi nước ngoài trong thời gian ngắn.

Các tiêu chí để lựa chọn trang web khai báo hộ chiếu online

Để lựa chọn trang web khai báo hộ chiếu online, người dùng cần phải chú ý đến một số tiêu chí quan trọng.

• Trang web phải là trang web chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, có địa chỉ https://hochieu.xuatnhapcanh.gov.vn để đảm bảo an toàn về pháp lý và thông tin cá nhân. Kiểm tra giao diện của trang web có thân thiện, dễ sử dụng và tương thích với các thiết bị di động hay không.
• Trang web cũng phải hỗ trợ chức năng kiểm tra lại thông tin đã khai, in tờ khai và đặt lịch hẹn nộp hồ sơ theo thời gian phù hợp với lịch tiếp nhận của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.
• Trang web cũng cần có chức năng gửi mã số tờ khai và xác nhận lịch hẹn qua email hoặc tin nhắn cho người đề nghị.

Các bước thực hiện khai báo hộ chiếu online

Hướng dẫn từng bước khai báo hộ chiếu online như sau.

Bước 1: Truy cập trang web khai báo hộ chiếu online

Để khai báo hộ chiếu online, người dùng có thể truy cập trực tiếp vào trang web chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Ngoài ra, người dùng cũng có thể truy cập vào Cổng dịch vụ công của Bộ Công an để thực hiện các thủ tục liên quan đến khai báo hộ chiếu online và nhận kết quả tại nhà.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính bảo mật và tránh gặp phải các trang web giả mạo hoặc không được ủy quyền, người dùng nên chú ý truy cập vào trang web chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

Bước 2: Điền thông tin cá nhân và thông tin hộ chiếu

Để khai báo hộ chiếu online, người dùng cần chuẩn bị sẵn căn cước công dân loại 12 số, có hoặc không có chip điện tử. Nếu chưa có tài khoản, người dùng cần đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công Quốc gia.

Để thanh toán lệ phí trực tuyến, người dùng có thể sử dụng các phương thức như thẻ ATM, thẻ Visa/Mastercard, ví điện tử, Internet Banking.

Khi khai báo, người dùng cần điền đầy đủ thông tin vào các mục trong tờ khai điện tử theo mẫu TK01 ban hành kèm Thông tư 73/2021/TT-BCA. Nếu có sự thay đổi thông tin về nhân thân so với thông tin trong hộ chiếu đã cấp lần gần nhất, người dùng cần chụp ảnh và tải lên bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.

Bước 3: Kiểm tra thông tin và xác nhận

Sau khi điền thông tin vào tờ khai điện tử, người dùng cần kiểm tra lại thông tin đã khai bằng cách chọn mục “Kiểm tra lại thông tin đã khai”. Nếu thông tin chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ, người dùng có thể chọn mục “Quay lại” để sửa chữa, bổ sung thông tin.

Nếu thông tin đã đầy đủ, chính xác, người dùng cần xác nhận lại thông tin bằng cách nhập lại các ký tự hiển thị tự động trên màn hình. Sau đó, người dùng cần nhấn vào nội dung “Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên” để xác nhận thông tin đã khai.

Bước 4: In phiếu khai báo và đóng dấu

Với trường hợp gửi hồ sơ đề nghị cấp lại hộ chiếu qua đường Bưu điện, trẻ em dưới 14 tuổi đề nghị cấp hộ chiếu hoặc ủy thác cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu, sau khi khai thông tin và xác nhận, người dùng cần in tờ khai tại mục “In tờ khai và kết thúc”.

Tờ khai này cần dán ảnh và lấy xác nhận và giáp lai ảnh của Công an phường, xã, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú hoặc Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được ủy thác.

Trong trường hợp trực tiếp nộp hồ sơ, bạn cần chụp ảnh tại cơ sở chụp ảnh có kết nối dữ liệu với Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh. Người dùng không cần in tờ khai mà chỉ cần ghi nhớ mã số tờ khai để cung cấp cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Những lưu ý và thủ thuật khi khai báo hộ chiếu online

Để khai báo hộ chiếu online thành công và tránh những rắc rối không đáng có, bạn cần lưu ý và áp dụng những thủ thuật sau đây.

Kiểm tra thông tin trước khi xác nhận khai báo

Sau khi điền thông tin, bạn cần kiểm tra lại bằng cách chọn mục “Kiểm tra lại thông tin đã khai”. Nếu thông tin chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ, bạn cần chọn mục “Quay lại” để sửa chữa, bổ sung thông tin.

Ngoài ra, bạn còn cần chú ý kiểm tra các phần sau:

• Bạn cũng cần kiểm tra lại ảnh chụp hộ chiếu đã tải lên có đúng yêu cầu hay không.
• Bạn cũng cần kiểm tra lại các giấy tờ liên quan đã chụp và tải lên có rõ nét và đầy đủ hay không.

Lưu trữ phiếu khai báo và các giấy tờ liên quan

Sau khi xác nhận thông tin đã khai, người dùng sẽ nhận được mã số tờ khai và xác nhận lịch hẹn qua email hoặc tin nhắn. Người dùng cần lưu trữ mã số tờ khai để theo dõi trạng thái hồ sơ và nộp hồ sơ tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

Nếu người dùng gửi hồ sơ qua đường Bưu điện hoặc ủy thác cho người khác nộp hồ sơ, người dùng cần in phiếu khai báo (chọn mục “In tờ khai và kết thúc”) và dán ảnh vào tờ khai để lấy xác nhận và giáp lai ảnh của Công an phường, xã, thị trấn nơi thường trú hoặc tạm trú hoặc Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được ủy thác.

Người dùng cần lưu trữ phiếu khai báo và các giấy tờ liên quan để nộp hồ sơ và nhận kết quả. Việc lưu trữ phiếu khai báo và các giấy tờ liên quan là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi và tránh các rủi ro phát sinh.

Cập nhật và thường xuyên kiểm tra thông tin trên trang web khai báo hộ chiếu online

Bạn nên cập nhật thông tin cá nhân và giấy tờ liên quan thường xuyên trên trang web Cục Quản Lý Xuất Nhập Cảnh nếu có sự thay đổi sau khi khai báo hộ chiếu online. Bạn có thể sửa đổi, bổ sung thông tin bằng cách nhập lại mã số tờ khai.

Nếu bạn có thắc mắc hoặc gặp vấn đề trong quá trình khai báo hộ chiếu online, bạn cần liên hệ với Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh. Bạn có thể gọi điện thoại hoặc gửi email cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh theo địa phương.

Các câu hỏi thường gặp khi khai báo hộ chiếu online

Trong quá trình khai báo hộ chiếu online, bạn có thể gặp một số câu hỏi thường gặp mà không biết cách giải quyết. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và cách trả lời.

Thời gian xử lý và cấp hộ chiếu sau khi khai báo online

Thời gian xử lý và cấp hộ chiếu sau khi khai báo online là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trong trường hợp có yêu cầu cấp khẩn, thời gian xử lý và cấp hộ chiếu là 5 ngày làm việc.

Bạn có thể nhận kết quả tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nơi nộp hồ sơ hoặc tại địa chỉ đăng ký nhận kết quả. Nếu bạn chọn nhận kết quả tại nhà, bạn sẽ phải trả phí vận chuyển theo quy định của Bưu điện. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng thời gian nhận hộ chiếu có thể phụ thuộc vào tình hình thực tế tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

Có cần đến cửa khẩu để hoàn tất quá trình khai báo hộ chiếu online không?

Câu trả lời là không. Bạn chỉ cần nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh hoặc qua đường Bưu điện.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ chụp ảnh tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh, bạn sẽ phải đến cửa khẩu để chụp ảnh và lấy vân tay. Bạn có thể chọn dịch vụ chụp ảnh khi khai báo hộ chiếu online hoặc khi nộp hồ sơ tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

Thủ tục khai báo hộ chiếu online có an toàn không?

Câu trả lời là có. Bạn sẽ cần đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công Quốc gia để khai báo hộ chiếu online. Tài khoản này được xác thực bằng số điện thoại di động và email của bạn.

Sau khi đăng ký, bạn sẽ phải thanh toán lệ phí trực tuyến qua các phương thức an toàn như thẻ ATM, thẻ Visa/Mastercard, ví điện tử, Internet Banking. Sau khi thanh toán thành công, bạn sẽ nhận được biên lai điện tử.

Bạn cũng sẽ phải nhập lại các ký tự hiển thị tự động trên màn hình để xác nhận thông tin đã khai. Sau đó, bạn cần xác nhận lại thông tin bằng cách nhấn vào nội dung “Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên”.

Bạn có thể kiểm tra trạng thái hồ sơ khai báo hộ chiếu online trên trang web Cục Quản lý Xuất nhập cảnh bằng cách nhập lại mã số tờ khai. Nếu có thắc mắc hoặc gặp vấn đề trong quá trình khai báo hộ chiếu online, bạn có thể liên hệ với Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh để được hỗ trợ.

Tổng kết

Trên đây Hộ Chiếu Nhanh đã chia sẻ về việc khai báo hộ chiếu online. Hy vọng những thông tin này có thể giúp bạn trong quá trình làm hộ chiếu online.